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PERCHÉ UN SISTEMA DI GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE?
ABBATTIMENTO COSTI
Riduzione volumetrica di archivi fisici e relativa riduzione dei costi di mantenimento
FACILITÀ DI RIPERIMENTO DOCUMENTI
Documenti archiviati in banche dati e motore di ricerca interno per diverse tipologie di ricerca
EFFICIENZA
Veloce accesso alle informazioni e immediata disponibilità dei dati in pochi click
CENTRALIZZAZIONE
Accesso on line a documenti in sedi remote, interattività e condivisione delle risorse informative
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Condivisione dei Documenti
I documenti vengono salvati in una piattaforma web intranet/ extranet che rende più semplice la condivisione e la collaborazione
Catalogazione dei documenti attraverso parole chiave
Monitoraggio cartelle e documenti
Invia i documenti via email direttamente dal programma
Sistema di Ricerca dei Documenti
Il sistema di gestione elettronica documentale OPEN ECM è dotato di un sistema di indicizzazione e ricerca avanzata dei documenti:
Ricerca contenuti e metadati, come nei più comuni motori di ricerca
Ricerca dei documenti per dettagli: autore, tipo di file, stato workflow
Creazioni di ricerche testuali personalizzate semplificate o articolate
Versione dei Documenti
OPEN ECM ha un sistema di versione dei documenti per:
Salvare commenti sul documento quando viene utilizzato
Visualizzare uno storico completo delle versioni precedenti
Visualizzare tutte le versioni precedenti di un documento
Confrontare versioni diverse dello stesso documento
Ripristinare i documenti ad una versione precedente
Attributi del Contenuto
Possibilità di creare infiniti campi personalizzati di attributi
Controllo dello storico dei cambiamenti effettuati sui documenti
Controllo e Sicurezza dei Documenti
Un efficace sistema di sicurezza permette di controllare in maniera efficiente e sicura gli accessi ai documenti e le attività ad essi correlati e definire impostazioni di sicurezza per documenti e cartelle
Gestione dei Workflow
OPEN ECM consente la creazione e la gestione di workflow per controllare tutte le fasi di vita di un documento:
Creazione di stati di revisione del documento a diversi livelli
Notifiche ed Alert di intervento
Controllo e limitazioni all'accesso dei documenti
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